Manajemen Gudang
Putaway: Barang Sudah Diterima, Lalu Disimpan di Mana?
Putaway adalah proses memindahkan barang dari area penerimaan ke lokasi rak lalu mencatatnya. Pelajari aturan penempatan dan kesalahan yang sering terjadi.
Intinya
Alur dasar gudang: terima → simpan → ambil → kemas → kirim. Gudang yang rapi adalah gudang yang setiap langkahnya tercatat.
Daftar isi
Alur proses gudang terdiri dari lima langkah dasar: penerimaan (receiving), penyimpanan (putaway), pengambilan (picking), pengemasan (packing), dan pengiriman (shipping). Singkatnya: terima, simpan, ambil, kemas, kirim. Di setiap langkah, barang dicek dan dicatat agar tidak hilang di rak.
Artikel ini versi lengkap dari video 60 detik "5 langkah barang di gudang" di Ngerti Logistik.
Alur proses gudang dalam 5 langkah
- Penerimaan (receiving): barang datang dicek jumlah, kondisi, dan dokumennya.
- Penyimpanan (putaway): barang ditaruh di lokasi rak yang tercatat.
- Pengambilan (picking): barang diambil sesuai daftar pesanan.
- Pengemasan (packing): barang dikemas aman, lalu diberi label.
- Pengiriman (shipping): barang diserahkan ke kurir atau truk, statusnya diperbarui.
Alurnya bisa dibayangkan seperti ini:
Terima → Simpan → Ambil → Kemas → Kirim
Dua langkah pertama mengurus barang masuk, tiga langkah terakhir mengurus barang keluar. Pembagian ini sering disebut inbound dan outbound.
Gudang nyata biasanya punya langkah tambahan. Materi "Fungsi dan Aktivitas Pergudangan" dari Supply Chain Indonesia (2015) menyebut kegiatan seperti pemeriksaan barang yang diterima, order picking, sortasi, loading, unloading, dan cross docking. Namun lima langkah di atas adalah kerangka dasarnya.
Langkah 1: Penerimaan (receiving)
Penerimaan adalah pintu masuk barang. Materi Supply Chain Indonesia menyebut tiga hal dalam receiving: pengecekan transportasi, menerima seluruh barang yang masuk, dan memastikan kuantitas serta kualitas barang sesuai dengan dokumen pesanan.
Dalam praktik, petugas mencocokkan barang fisik dengan dokumen. Yang dicek antara lain jumlah, kode barang atau SKU, kondisi kemasan, dan bila ada, nomor batch serta tanggal kedaluwarsa. Barang yang rusak atau kurang dicatat saat itu juga, bukan belakangan. Rincian pengecekannya dibahas di artikel cek saat penerimaan barang.
Langkah 2: Penyimpanan (putaway)
Setelah diterima, barang dipindahkan ke tempat penyimpanan. Supply Chain Indonesia mendefinisikan "Put Away adalah proses penempatan barang pada lokasi penyimpanan."
Kata kuncinya adalah lokasi. Barang tidak cukup "ditaruh di rak". Kode lokasi raknya harus tercatat di sistem atau kartu stok. Kalau tidak, barangnya ada, tetapi tidak bisa ditemukan saat dibutuhkan. Cara memilih lokasi yang tepat dibahas di artikel putaway.
Langkah 3: Pengambilan barang (picking)
Saat ada pesanan, petugas mengambil barang dari rak. Supply Chain Indonesia mendefinisikan picking sebagai "aktifitas penyiapan barang didalam gudang sesuai dengan surat pesanan."
Petugas biasanya bekerja dengan daftar ambil (picking list) yang berisi kode barang, jumlah, dan lokasi rak. Kesalahan yang sering terjadi di sini adalah mengambil varian yang mirip, misalnya isi kemasan berbeda. Karena itu, petugas sebaiknya mencocokkan kode, bukan hanya melihat gambar atau nama.
Langkah 4: Pengemasan (packing)
Barang yang sudah diambil lalu dikemas. Menurut materi yang sama, pengemasan dilakukan agar barang aman. Dalam praktik, langkah ini juga menjadi titik cek terakhir sebelum barang meninggalkan gudang.
Petugas memastikan isi paket cocok dengan pesanan, memilih kemasan dan pengisi yang sesuai, lalu menempelkan label pengiriman. Label yang salah tempel bisa membuat paket benar terkirim ke alamat yang salah.
Langkah 5: Pengiriman (shipping)
Pengiriman adalah aktivitas mengirim barang dari gudang ke pemesan. Paket diserahkan ke kurir atau dimuat ke truk, biasanya dengan dokumen serah terima atau surat jalan.
Langkah ini sering dianggap selesai saat truk berangkat. Padahal ada satu hal penting: memperbarui status di sistem. Tanpa itu, stok terlihat masih ada, dan pembeli tidak bisa melacak pesanannya.
Apa yang dicatat di setiap langkah
Tabel berikut adalah panduan umum. Isi dokumen dan nama perannya bisa berbeda di setiap gudang.
| Langkah | Dokumen atau data | Siapa yang biasanya mencatat | Risiko kalau tidak dicatat |
|---|---|---|---|
| Terima | Dokumen pesanan atau surat jalan pemasok, jumlah diterima, kondisi barang | Petugas penerimaan, admin gudang | Barang kurang atau rusak tidak bisa diklaim |
| Simpan | Kode barang, jumlah, kode lokasi rak | Petugas putaway | Barang ada, tetapi tidak ketemu |
| Ambil | Daftar ambil, jumlah diambil, kekurangan | Picker | Pesanan kurang atau salah varian |
| Kemas | Isi paket, label, berat atau ukuran paket | Packer | Paket salah isi atau salah alamat |
| Kirim | Serah terima, nomor resi atau surat jalan, status kirim | Admin pengiriman | Stok dan status pesanan tidak akurat |
Kalau salah satu kolom ini kosong, cepat atau lambat muncul selisih stok antara sistem dan rak.
Contoh: perjalanan satu pesanan di gudang
Cerita berikut adalah ilustrasi untuk menggambarkan alurnya.
CONTOH Senin pagi, gudang menerima 40 karton masker isi 50. Petugas penerimaan menghitung 40 karton, menemukan 1 karton penyok, lalu mencatatnya di dokumen penerimaan. 39 karton disimpan di rak A-03-2, dan lokasinya dicatat. Karton penyok ditaruh di area karantina.
Selasa siang, masuk pesanan 5 kotak masker isi 50. Sistem memberi daftar ambil: rak A-03-2, 5 kotak. Picker mengambil 5 kotak, memindai kodenya, lalu menyerahkannya ke meja kemas. Packer mencocokkan isi dengan pesanan, mengemas, dan menempel label. Sore harinya paket diserahkan ke kurir, admin memperbarui status menjadi "dikirim", dan stok di sistem otomatis berkurang 5 kotak.
Setiap langkah meninggalkan jejak. Kalau besok ada pertanyaan "barangnya ke mana?", jawabannya bisa ditelusuri.
Kesalahan umum
- Lokasi rak tidak dicatat. Barang disimpan "di mana ada tempat kosong" tanpa dicatat. Hasilnya, petugas harus berkeliling mencari, dan barang sering dianggap habis padahal ada.
- Packing tanpa cek ulang pesanan. Packer langsung mengemas apa yang diserahkan picker. Kesalahan picking pun lolos sampai ke pembeli.
- Status kirim tidak diperbarui. Barang sudah keluar, tetapi sistem masih menganggapnya di gudang. Stok terlihat lebih banyak dari kenyataan.
- Barang rusak dicampur dengan barang baik. Tanpa area dan catatan terpisah, barang rusak bisa ikut terkirim.
Ringkasan
- Alur proses gudang punya lima langkah dasar: terima, simpan, ambil, kemas, kirim.
- Receiving mencocokkan barang dengan dokumen; putaway mencatat lokasi; picking mengambil sesuai pesanan; packing mengamankan dan memberi label; shipping menyerahkan barang dan memperbarui status.
- Gudang nyata punya langkah tambahan seperti pemeriksaan, sortasi, loading, dan cross docking.
- Gudang yang rapi adalah gudang yang setiap langkahnya tercatat.
- Lanjutkan ke cek saat penerimaan barang untuk mendalami langkah pertama.
Pertanyaan yang sering ditanyakan
Apa saja kegiatan utama di gudang?
Kegiatan utama gudang adalah menerima barang, menyimpannya di lokasi rak, mengambilnya saat ada pesanan, mengemas, lalu mengirimkannya. Gudang nyata biasanya punya kegiatan tambahan, seperti pemeriksaan barang yang diterima, sortasi, loading dan unloading, serta cross docking, yaitu barang masuk yang langsung diteruskan keluar tanpa disimpan lama.
Bagaimana urutan proses kerja di gudang?
Urutan dasarnya ada lima: penerimaan (receiving), penyimpanan (putaway), pengambilan (picking), pengemasan (packing), dan pengiriman (shipping). Dua langkah pertama mengurus barang masuk, tiga langkah terakhir mengurus barang keluar. Setiap langkah sebaiknya meninggalkan catatan agar stok di sistem sama dengan stok di rak.
Apa itu receiving, putaway, picking, dan packing?
Receiving adalah penerimaan barang masuk dan pencocokan jumlah serta kualitasnya dengan dokumen pesanan. Putaway adalah penempatan barang ke lokasi penyimpanan. Picking adalah penyiapan atau pengambilan barang sesuai pesanan. Packing adalah pengemasan barang agar aman selama perjalanan, lalu diberi label.
Apa fungsi utama gudang?
Fungsi gudang bukan hanya menyimpan. Materi Supply Chain Indonesia (2015) menyebut beberapa fungsi, antara lain terminal konsolidasi, pusat distribusi, operasi break-bulk (memecah kiriman besar menjadi kiriman kecil), in-transit mixing, dan cross-dock. Intinya, gudang menjadi titik kendali agar barang mengalir tepat jumlah dan tepat waktu.
Sumber
- Setijadi, 'Fungsi dan Aktivitas Pergudangan' (Supply Chain Indonesia, 2015; arsip e-book Universitas Pertahanan) Receiving: pengecekan transportasi, menerima seluruh barang yang masuk, memastikan kuantitas dan kualitas sesuai dokumen order. 'Put Away adalah proses penempatan barang pada lokasi penyimpanan'. 'Picking adalah aktifitas penyiapan barang didalam gudang sesuai dengan surat pesanan'. Packaging: agar barang aman. Pengiriman: dari gudang ke pemesan. Aktivitas lain: pemeriksaan barang yang diterima, order picking, loading, sortation, delivery, unloading, cross docking. Fungsi gudang: terminal konsolidasi, pusat distribusi, break-bulk, in-transit mixing, cross-dock.
Ditulis olehFajar
Praktisi logistik dengan sekitar sepuluh tahun pengalaman di industri teknologi, FMCG, dan manufaktur. Menulis Ngerti Logistik supaya urusan gudang dan pengiriman bisa dipahami siapa saja.
