Penerimaan Barang: 4 Hal yang Wajib Dicek Sebelum Tanda Tangan

Penerimaan barang gudang yang benar berarti memeriksa empat hal sebelum tanda tangan: dokumen, jumlah, kondisi, serta nomor batch dan tanggal kedaluwarsa. Kalau ada selisih atau kerusakan, catat di dokumen saat itu juga. Tanda tangan Anda berarti barang diterima sesuai catatan.

Artikel ini versi lengkap dari video 60 detik Ngerti Logistik tentang penerimaan barang.

Penerimaan barang gudang: cek 4 hal sebelum tanda tangan

Penerimaan barang (receiving) adalah pintu pertama dari kegiatan inbound. Materi pergudangan Supply Chain Indonesia (Setijadi, 2015) menyebut tujuannya: memastikan kuantitas dan kualitas barang yang masuk sesuai dokumen pesanan.

Empat hal yang wajib dicek:

1. Dokumen: surat jalan dicocokkan dengan pesanan pembelian (PO).
2. Jumlah: hitung karton atau unit secara fisik.
3. Kondisi: kemasan penyok, basah, atau segel rusak.
4. Batch dan kedaluwarsa: untuk barang yang punya masa pakai.

Praktik ini sejalan dengan pedoman WHO untuk penyimpanan dan distribusi produk kesehatan (TRS 1025 Annex 7). Butir 12.10 meminta setiap kiriman masuk dicek terhadap dokumennya untuk memastikan produk dan pemasoknya benar. Butir 12.12 meminta kiriman dicek dari kontaminasi, tampering (tanda dibuka atau diubah), dan kerusakan. Aturan ini dibuat untuk obat dan produk kesehatan, tapi prinsipnya berguna untuk barang umum.

1. Cek dokumen: surat jalan vs pesanan pembelian (PO)

PO dibuat oleh pembeli: isinya barang dan jumlah yang dipesan. Surat jalan dibuat oleh pengirim: isinya barang yang benar-benar dikirim hari itu. Cocokkan tiga hal: nama atau kode barang, jumlah, dan pemasok. Kalau barang tidak ada di PO, jangan langsung diterima. Tanyakan dulu ke bagian pembelian. Istilah dokumen lain bisa Anda pelajari di artikel istilah PO, GR, dan DO.

2. Cek jumlah: hitung karton atau unit, bukan hanya label

Label di karton bisa salah, dan karton bisa saja kurang isi. Hitung jumlah karton, lalu buka contoh beberapa karton untuk mengecek isi per karton. Untuk barang bernilai tinggi, hitung per unit.

CONTOH Surat jalan menulis 50 karton isi 24 pcs (1.200 pcs). Di dok hanya ada 48 karton, dan satu karton yang dibuka berisi 20 pcs. Selisih ini harus dicatat sekarang, bukan setelah barang masuk rak.

3. Cek kondisi: penyok, basah, segel rusak, lalu foto

Periksa kemasan luar: penyok, sobek, basah, berbau, atau segel rusak. Pedoman WHO butir 18.6 juga menyebut pemeriksaan kerusakan, keutuhan segel, tanda tampering, label, dan kelengkapan pesanan. Foto setiap temuan, termasuk label kiriman dan nomor kendaraan, supaya buktinya jelas.

4. Cek nomor batch dan tanggal kedaluwarsa

Untuk makanan, obat, kosmetik, dan barang lain yang punya masa pakai, catat nomor batch dan tanggal kedaluwarsa saat penerimaan. Pedoman CDOB BPOM (Peraturan BPOM 9/2019, butir 4.15) mewajibkan nomor bets dan tanggal kedaluwarsa obat dicatat saat penerimaan, dan butir 4.13 melarang menerima obat yang kedaluwarsa atau mendekati kedaluwarsa. Peraturan ini sudah digantikan Peraturan BPOM 20/2025 menurut siaran pers BPOM, jadi pelaku distribusi obat perlu merujuk naskah terbarunya.

Catatan batch ini menjadi dasar urutan keluar barang dengan FIFO dan FEFO.

Kalau ada selisih atau kerusakan: catat sebelum tanda tangan

Apa arti tanda tangan Anda

Tanda tangan di surat jalan biasanya dibaca sebagai bukti bahwa barang sudah diterima sesuai yang tertulis. Kalau Anda tanda tangan tanpa catatan, dokumen itu menyatakan semuanya lengkap dan baik.

Cara mencatat selisih di dokumen

• Tulis jumlah yang benar-benar diterima di samping jumlah di surat jalan.
• Tulis kondisi singkat: "2 karton penyok, isi basah" atau "kurang 2 karton".
• Minta sopir atau perwakilan pengirim ikut tanda tangan di catatan itu.
• Simpan foto dan pisahkan barang bermasalah dari stok yang layak.

Kenapa klaim belakangan jauh lebih sulit

Begitu truk pergi, sulit membuktikan bahwa kerusakan terjadi sebelum barang sampai, bukan di gudang Anda. Dari pengalaman saya, bukti foto dan catatan bertanda tangan di hari yang sama adalah bahan klaim yang paling kuat. Ketentuan klaim tetap mengikuti kesepakatan dengan pemasok, jadi pelajari kontrak atau prosedur yang berlaku di tempat Anda.

Setelah barang diterima: GR lalu putaway

Setelah pemeriksaan selesai, buat goods receipt (GR): pencatatan resmi barang yang diterima di sistem. GR dibuat berdasarkan jumlah dan kondisi yang benar-benar diterima. Setelah itu, lakukan putaway setelah barang diterima, yaitu menaruh barang ke lokasi simpan yang tercatat. Setijadi mendefinisikan put away sebagai proses penempatan barang pada lokasi penyimpanan.

Contoh checklist penerimaan barang

Tabel berikut adalah contoh yang bisa Anda salin dan sesuaikan.

Kesalahan umum

• Tanda tangan dulu, cek belakangan. Bukti selisih jadi lemah.
• Hanya percaya label. Jumlah di label belum tentu sama dengan isi.
• Tidak memotret bukti. Catatan tanpa foto lebih mudah dibantah.
• Tanggal kedaluwarsa tidak dicatat. Akibatnya urutan keluar barang jadi kacau dan barang bisa kedaluwarsa di rak.

Ringkasan

• Penerimaan barang adalah memastikan barang masuk sesuai dokumen pesanan, dari jumlah sampai kondisi.
• Cek empat hal: dokumen, jumlah, kondisi, batch dan kedaluwarsa.
• Catat selisih dan kerusakan sebelum tanda tangan, lengkap dengan foto.
• Buat GR berdasarkan yang benar-benar diterima, lalu lakukan putaway.
• Lima menit memeriksa bisa mencegah kerugian yang jauh lebih besar.

Ditulis olehFajar

Praktisi logistik dengan sekitar sepuluh tahun pengalaman di industri teknologi, FMCG, dan manufaktur. Menulis Ngerti Logistik supaya urusan gudang dan pengiriman bisa dipahami siapa saja.