Safety Stock (Stok Pengaman): Cadangan Supaya Stok Tidak Habis

Safety stock adalah stok cadangan yang sengaja disimpan untuk berjaga-jaga kalau permintaan atau pasokan meleset dari rencana. Dalam bahasa Indonesia, safety stock disebut stok pengaman. Cadangan ini menjaga agar barang tidak habis sebelum kiriman berikutnya datang.

Artikel ini versi lengkap dari video 60 detik Ngerti Logistik tentang safety stock.

Safety stock adalah...

IBM, dalam artikel berbahasa Indonesia, mendefinisikan stok pengaman sebagai "inventaris tambahan dari barang yang disimpan untuk mengurangi risiko kehabisan stok barang". Artikel yang sama menyebutnya sebagai persediaan penyangga yang disimpan selain stok siklus.

Bayangkan stok di gudang terbagi dua:

• Stok siklus (stok jalan): stok yang memang dipakai sehari-hari dan habis sebelum barang baru datang.
• Safety stock: lapisan cadangan di bawahnya, yang baru tersentuh kalau ada kejutan.

Kalau semuanya berjalan sesuai rencana, safety stock nyaris tidak terpakai. Ia bekerja justru ketika rencana meleset.

Kenapa gudang butuh safety stock

IBM menyebut beberapa penyebab bisnis membutuhkan stok pengaman, di antaranya peningkatan permintaan, gangguan rantai pasokan, dan kesalahan perkiraan. Dua yang paling sering terasa di gudang adalah berikut.

Permintaan melonjak (promo, musim ramai)

Pembeli tiba-tiba memesan jauh lebih banyak dari biasanya karena promo, musim ramai, atau tren. Tanpa cadangan, stok habis lebih cepat dari jadwal pemesanan ulang.

Pasokan terlambat

Truk pemasok datang terlambat, produksi pemasok tertunda, atau pengiriman tertahan di jalan. Selama menunggu, gudang tetap harus melayani pesanan. Safety stock yang menutup celah itu.

Apa yang menentukan besarnya safety stock

Besarnya safety stock tidak ditebak. Ada tiga faktor utama:

1. Naik-turunnya permintaan. Makin tidak stabil pemakaian harian, makin besar cadangan yang dibutuhkan.
2. Lama dan ketidakpastian lead time. Lead time adalah waktu dari memesan sampai barang siap dipakai. Makin panjang dan makin sering meleset, makin besar cadangannya.
3. Target layanan. Seberapa jarang Anda mau kehabisan stok. Target yang lebih tinggi membutuhkan cadangan yang lebih besar.

Karena faktor-faktor ini berbeda untuk tiap barang, safety stock sebaiknya dihitung per SKU, bukan disamaratakan.

Rumus sederhana dan contoh hitungnya

Rumus rata-rata-maksimum

Rumus yang paling mudah dipahami pemula adalah rumus rata-rata-maksimum, seperti yang dimuat IBM:

Safety stock = (pemakaian harian maksimum x lead time maksimum) − (pemakaian harian rata-rata x lead time rata-rata)

Logikanya sederhana. Bagian pertama adalah kebutuhan pada skenario terburuk: pemakaian sedang tinggi dan barang datang paling lambat. Bagian kedua adalah kebutuhan pada kondisi normal. Selisihnya adalah cadangan yang perlu disiapkan.

Perlu dicatat, IBM menyebut rumus ini memperhitungkan variasi waktu tunggu, tetapi tidak memperhitungkan variasi permintaan secara statistik. Untuk awal belajar, rumus ini sudah cukup memberi gambaran.

Contoh hitung langkah demi langkah

Angka di bawah ini adalah ilustrasi, bukan data nyata.

CONTOH Sebuah SKU punya data berikut: pemakaian harian rata-rata 10 unit, pemakaian harian tertinggi 15 unit, lead time rata-rata 10 hari, dan lead time terlama 12 hari.

1. Skenario terburuk: 15 unit x 12 hari = 180 unit.
2. Kondisi normal: 10 unit x 10 hari = 100 unit.
3. Safety stock: 180 − 100 = 80 unit.

Artinya, gudang menyimpan 80 unit di atas kebutuhan normal selama lead time, untuk berjaga-jaga kalau pemakaian sedang tinggi dan barang datang terlambat.

Sekilas rumus statistik (untuk yang ingin lebih dalam)

Bagian ini tidak wajib dipahami pemula. Perusahaan yang datanya sudah rapi sering memakai rumus berbasis statistik. Salah satu versi yang dimuat IBM adalah Z-skor x deviasi standar lead time x permintaan rata-rata. Z-skor mewakili target layanan, sedangkan deviasi standar mengukur seberapa jauh data biasanya menyimpang dari rata-rata. Ada beberapa variasi rumus statistik, dan pilihannya tergantung variabel mana yang paling tidak pasti.

Terlalu kecil vs terlalu besar

IBM mencatat bahwa stok pengaman yang terlalu banyak meningkatkan biaya, dan di ritel kelebihan persediaan bisa berujung pada penurunan harga atau likuidasi stok. Penjelasan lebih lengkap ada di artikel dampak overstock.

Safety stock bukan stok nganggur

Ada anggapan bahwa safety stock adalah barang yang "diam saja" di gudang. Sebenarnya safety stock adalah asuransi. Ia memang tidak terpakai setiap hari, tapi melindungi pelanggan saat kondisi meleset.

Beberapa prinsip penggunaannya:

• Boleh dipakai saat dibutuhkan. Itulah gunanya. Kalau permintaan melonjak atau pasokan telat, pakai cadangannya.
• Segera isi ulang. Setelah terpakai, pastikan pesanan berikutnya mengembalikan cadangan ke tingkat semula.
• Tetap dirotasi. Untuk barang berkedaluwarsa, safety stock tetap ikut aturan keluar-masuk, supaya cadangan tidak membusuk di rak.
• Tinjau ulang berkala. Pola permintaan dan lead time berubah. Angka yang tepat tahun lalu belum tentu tepat sekarang.

Safety stock juga hanya berguna kalau catatan stoknya benar. Tanpa akurasi stok, Anda bisa merasa punya cadangan padahal barangnya tidak ada.

Kesalahan umum

• Memakai transit time, bukan lead time. Transit time hanya waktu perjalanan. Lead time mencakup juga proses pesan, produksi pemasok, dan penerimaan di gudang.
• Menyamaratakan semua SKU. Barang laris dan barang lambat butuh cadangan yang berbeda.
• Tidak pernah ditinjau. Angka dihitung sekali, lalu dibiarkan bertahun-tahun.
• Menganggap safety stock tidak boleh disentuh. Akibatnya pelanggan kehabisan barang padahal cadangannya ada.

Ringkasan

• Safety stock adalah stok cadangan untuk berjaga-jaga saat permintaan naik atau pasokan terlambat.
• Besarnya ditentukan oleh naik-turunnya permintaan, lama dan ketidakpastian lead time, serta target layanan.
• Rumus sederhana: (pemakaian maksimum x lead time maksimum) − (pemakaian rata-rata x lead time rata-rata).
• Terlalu kecil membuat stok mudah habis; terlalu besar membuat uang tertahan.
• Lanjutkan ke artikel lead time karena angka ini menjadi bahan utama perhitungan safety stock.

Ditulis olehFajar

Praktisi logistik dengan sekitar sepuluh tahun pengalaman di industri teknologi, FMCG, dan manufaktur. Menulis Ngerti Logistik supaya urusan gudang dan pengiriman bisa dipahami siapa saja.