Salah Kaprah: Stok Banyak = Aman? Ini 4 Risiko Overstock

Overstock adalah kondisi ketika stok di gudang jauh melebihi kebutuhan. Dampak overstock tidak kecil: uang tertahan di rak, ruang dan biaya simpan bertambah, barang berisiko rusak atau kedaluwarsa, dan kesalahan perencanaan jadi tertutup. Jadi, stok banyak belum tentu aman. Yang aman adalah stok yang cukup.

Jawaban singkat: yang aman adalah stok yang cukup

Stok berlebih terasa menenangkan karena barang selalu ada. Tapi rasa aman itu dibayar mahal. Ada empat risiko utama:

1. Modal tertahan di barang yang belum terjual.
2. Butuh tempat lebih luas dan biaya simpan ikut naik.
3. Barang bisa rusak, kedaluwarsa, atau modelnya keburu ganti.
4. Kesalahan perencanaan tidak terlihat karena "tertutup" stok.

Stok yang pas adalah kebutuhan selama barang dalam perjalanan, ditambah cadangan secukupnya.

Kenapa banyak orang merasa stok banyak = aman

Alasannya masuk akal. Tidak ada yang mau pelanggan pulang dengan tangan kosong. Kehabisan stok juga terasa memalukan dan langsung terlihat, sedangkan kelebihan stok tidak "berteriak". Barang yang menumpuk diam saja di rak, sehingga kerugiannya baru terasa berbulan-bulan kemudian.

Ada juga dorongan dari luar: potongan harga untuk pembelian besar, rasa takut harga naik, atau pengalaman pahit pernah kehabisan barang. Semua itu wajar. Masalahnya muncul ketika keputusan beli diambil dari rasa takut, bukan dari hitungan kebutuhan.

4 dampak overstock

Uang tertahan di rak

Barang di gudang sudah dibayar, tapi belum menjadi penjualan. Selama barang itu diam, uangnya tidak bisa dipakai untuk hal lain: membeli barang yang laris, membayar operasional, atau menambah modal usaha. Bagi usaha kecil, modal yang tertahan ini bisa membuat arus kas seret padahal gudang terlihat penuh.

Butuh tempat dan biaya ikut naik

Stok berlebih memakan rak dan lantai gudang. Kalau ruang habis, pilihannya menumpuk barang di lorong (berbahaya dan memperlambat kerja) atau menyewa ruang tambahan. Biaya lain ikut naik: tenaga untuk memindah dan menghitung, listrik, perawatan, dan asuransi bila ada. IBM dalam penjelasannya tentang stok pengaman juga menyebut bahwa kelebihan stok berarti biaya penyimpanan yang tinggi.

Risiko rusak, kedaluwarsa, atau model ganti

Semakin lama barang disimpan, semakin besar peluang ada yang rusak. Kemasan penyok, barang lembap, atau terjatuh saat dipindah. Untuk makanan, obat, dan kosmetik, ada batas kedaluwarsa. Barang yang mudah rusak dan peka waktu berisiko rusak bila disimpan terlalu lama. Itu sebabnya gudang memakai prinsip FEFO untuk barang berkedaluwarsa.

Untuk elektronik, aksesori, dan fesyen, risikonya berbeda: model baru keluar dan model lama jadi sulit dijual walau fisiknya masih bagus.

Masalah perencanaan jadi tidak terlihat

Ini dampak yang paling jarang disadari. Kalau stok selalu berlebih, perkiraan penjualan yang meleset atau pemasok yang sering telat tidak pernah ketahuan. Gudang "menambal" semua kesalahan dengan tumpukan barang. Begitu stok mulai dikurangi, masalah-masalah itu baru muncul ke permukaan.

Contoh hitung modal yang tertahan

Supaya lebih terasa, coba lihat ilustrasi berikut. Angkanya fiktif, hanya untuk menggambarkan cara menghitung.

CONTOH Sebuah toko daring membeli 500 unit botol minum dengan harga modal Rp20.000 per unit karena tergiur potongan harga. Total modal yang keluar: 500 × Rp20.000 = Rp10.000.000. Ternyata penjualan rata-rata hanya 50 unit per bulan. Setelah 3 bulan, baru 150 unit terjual dan 350 unit masih di rak. Artinya, Rp7.000.000 modal masih "tidur" di gudang.

Bagi usaha kecil, modal sebesar itu sebenarnya bisa diputar untuk membeli barang lain yang lebih cepat laku. Belum lagi rak yang terpakai dan risiko botol tergores atau kemasannya kusam karena terlalu lama disimpan.

Tanda-tanda gudang Anda kelebihan stok

Coba periksa daftar berikut. Kalau beberapa poin terasa akrab, kemungkinan ada overstock:

• Ada barang yang berbulan-bulan tidak keluar dari rak.
• Rak selalu penuh sehingga barang baru ditaruh di lantai atau lorong.
• Anda sering mengadakan "cuci gudang" atau diskon besar untuk menghabiskan barang lama.
• Ada barang yang ditemukan sudah kedaluwarsa atau rusak saat dihitung.
• Uang terasa seret padahal gudang terlihat penuh.

Cara membacanya: kelompokkan barang berdasarkan seberapa cepat keluar-masuk gudang. Sebuah studi di jurnal Manajemen IKM IPB membaginya menjadi fast-moving, slow-moving, non-moving, dan yang berpotensi menjadi dead stock (barang yang tidak bergerak sama sekali). Kelompok slow-moving dan non-moving inilah yang paling perlu diperhatikan.

Stok yang pas itu seperti apa?

Stok yang pas punya dua bagian:

1. Kebutuhan selama menunggu barang datang. Ini dihitung dari rata-rata penjualan dikali lead time, yaitu waktu dari pesanan dibuat sampai barang siap dijual.
2. Cadangan secukupnya. Cadangan ini namanya safety stock, yaitu stok tambahan untuk mengurangi risiko kehabisan barang saat permintaan melonjak atau pemasok telat.

Kata kuncinya "secukupnya". Safety stock pun bisa berlebihan bila ditetapkan asal besar. Hitungannya sebaiknya dilakukan per barang, karena kebutuhan tiap barang berbeda. Panduan menghitung stok per SKU membantu Anda memulainya.

Langkah awal kalau stok sudah terlanjur menumpuk

Kalau gudang Anda sudah kelebihan stok, jangan panik dan jangan langsung banting harga. Mulailah dengan langkah berikut:

1. Data dulu. Buat daftar barang yang tidak bergerak dalam beberapa bulan terakhir, lengkap dengan jumlah dan nilai modalnya.
2. Tahan pembelian ulang. Hentikan sementara pemesanan untuk SKU yang menumpuk sampai stoknya kembali wajar.
3. Dahulukan yang paling berisiko. Barang yang mendekati kedaluwarsa atau berisiko ketinggalan model ditangani lebih dulu, misalnya dijual dalam paket atau dengan potongan terbatas.
4. Cari penyebabnya. Apakah karena perkiraan penjualan terlalu tinggi, pembelian karena diskon, atau cadangan yang ditetapkan asal besar? Penyebab inilah yang perlu diperbaiki supaya tidak terulang.
5. Atur ulang jumlah pesanan. Hitung ulang kebutuhan per SKU berdasarkan penjualan nyata, bukan perkiraan lama.

Kesalahan umum

• Beli banyak karena diskon tanpa menghitung. Potongan harga baru menguntungkan kalau barangnya terjual sebelum biaya simpan dan risiko rusak memakan selisih harganya.
• Tidak memantau umur stok. Tanpa catatan kapan barang masuk, Anda tidak tahu barang mana yang sudah terlalu lama diam.
• Menyamaratakan semua SKU. Barang laris dan barang lambat laku diperlakukan sama, misalnya semua dipesan "untuk tiga bulan". Hasilnya, barang laris tetap sering habis, sedangkan barang lambat laku makin menumpuk.
• Menganggap overstock lebih aman daripada kehabisan. Keduanya sama-sama masalah. Bedanya, kehabisan stok langsung terasa, sedangkan overstock merugikan diam-diam.

Ringkasan

• Overstock adalah stok yang jauh melebihi kebutuhan, dan stok banyak belum tentu aman.
• Empat dampaknya: modal tertahan, butuh ruang dan biaya, risiko rusak atau kedaluwarsa, serta masalah perencanaan tertutup.
• Pantau barang yang lama tidak bergerak dan hitung nilainya.
• Stok yang pas = kebutuhan selama lead time + safety stock secukupnya, dihitung per SKU.
• Lanjutkan dengan membaca cara menghitung safety stock agar cadangan Anda punya dasar hitungan.

Ditulis olehFajar

Praktisi logistik dengan sekitar sepuluh tahun pengalaman di industri teknologi, FMCG, dan manufaktur. Menulis Ngerti Logistik supaya urusan gudang dan pengiriman bisa dipahami siapa saja.